Nouvelles

Voici une liste non-exhaustive de pratiques commerciales qui se font chez d'autres éditeurs :
Montée de version (payante) du logiciel ;
Arrêt de maintenance d'une version ou d'un module antérieur ;
Rendre payant la délivrance de l'attestation individuelle.

Que faire en cas de contrôle ?

Nous vous enverrons la semaine prochaine votre attestation individuelle.

Ainsi, en cas de contrôle d'un agent de la DGFiP, il vous suffira de lui montrer cette attestation. En retour, il vous remettra un avis depassage. C'est tout.  

Critères de conformité

Pour être conforme, Malta doit remplir quatre conditions obligatoires :

Inaltérabilité des données :

Malta conserve les données d'origine sans altération possible. Concrètement, une facture éditée ne sera plus modifiable, sauf s'il s'agit d'une pro forma. Pour modifier une facture définitive, il faudra donc faire un avoir à l'identique et créer une nouvelle facture.

Sécurisation des données :

Malta est capable de restituer les données d'origines en cas de contrôle inopinée.

En outre, tous les PDF que vous générez dans Malta devront comporter une signature électronique afin de garantir leur authenticité. 

Conservation des données :

Lors de la clôture d'un exercice, Malta conserve en ligne les données de règlement sur une période de six ans. Ces données sont accessibles à tout moment en cas de contrôle. 

Archivage des données :

Nos fonctionnalités d'archivage figent les données, donnent une date certaine aux documents archivés et sont facilement accessibles par l'administration.

Malta avec ou sans compta ?

1°) J'utilise Malta Comptabilité

Si vous utilisez la comptabilité de Malta, l'attestation de conformité que nous vous enverrons inclus aussi ce module.

2°) J'utlise un autre logiciel de comptabilité

Même si Malta est votre principal outil de gestion, vous devez aussi faire certifier votre outil de comptabilité. Pour cela, la solution la plus simple consiste à contacter votre éditeur et à lui demander de vous transmettre une attestation individuelle.

Les risques juridiques

Utiliser un logiciel de gestion, de comptabilité ou un système de caisse sans avoir la preuve de sa conformité vous expose aux risques suivants :

7 500€ d'amende par logiciel non certifié ;

L'obligation de vous mettre en conformité dans un délai de 60 jours, sous peine d'une amende supplémentaire de 7 500€

La production d'une fausse attestation ou certificat engendre des peines  relevant du pénal: 45 000€ d'amende et trois ans d'emprisonnement. 

Note 1: Les nouvelles contraintes risquent de changer certaines habitudes de travail acquises par les exploitants. Par exemple, l'interdiction de modifier une facture éditée, bien que s'inscrivant dans la lutte contre la fraude à la TVA et les recettes dissimulées, réduit la flexibilité de vos exploitants.

D'autres messages plus précis suivront celui-ci, afin de faciliter l'adaptation des utilisateurs aux nouvelles contraintes.

Note 2: Le champ d'application de la loi est susceptible d'évoluer. Le Ministère de l'Action et des Comptes Publics a ainsi annoncé en juin 2017 son intention de simplifier la loi, notamment en ce qui concerne les logiciels de gestion et de comptabilité. Nous vous tiendrons informés en cas de revirement de l'administration fiscale.

Je demande mon attestation individuelle (gratuitement)

Suite au contrôle de gestion chez plusieurs de nos clients, nous nous sommes aperçus qu’un grand nombre de sociétés ne prêtent pas l’attention à l’aspect de leurs factures envoyées aux clients. Les mentions légales obligatoires doivent figurer sur chaque facture émise, sous peine de lourdes sanctions. Ces phrases légales obligatoires varient en fonction de votre activité. Chaque mention manquante ou inexacte peut faire l'objet d'une amende de quinze euros par facture, étant précisé que cette dernière ne peut excéder le quart du montant de la facture litigieuse.

Depuis le 1er janvier 2013 :

Toutes les factures doivent obligatoirement indiquer au minimum la phrase suivante :   

« Tout retard de paiement donnera droit à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement s’élevant à 40 € (Loi N° 2012-387 du 22 mars 2012) ».

Si cette mention n’apparait pas sur vos factures, vous vous exposez à des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 15 000€ pour le chef d’entreprise, et jusqu’à 75 000€ pour la personne morale.

Exemple pour le Commissionnaire de transport bénéficiant des dispositions de reports concernant le paiement des droits et taxes exigibles à l'importation :

Pénalités de retard de paiement : taux d'intérêt appliqué par la BCE à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage.

L'indemnité forfaitaire de recouvrement est fixée à 40 EUR (Loi N° 2012-387 du 22 mars 2012). Paiement anticipé : aucun escompte accordé.

Conditions générales de vente de l'union des entreprises de Transport et Logistique de France au 01/01/2013, articles 1 à 14.

Quelques liens pour se tenir informé :

Le lien ci-dessous vous donne un aperçu des mentions légales obligatoires sur vos factures :

http://www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/reglementation/contrats-modeles/commerciaux/facture

Le lien ci-dessous vous donne un aperçu des mentions fiscales obligatoires (TVA…) appliquées à vos factures :

http://www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/reglementation/developpement-entreprise/droit-fiscal/mentions-fiscales-factures

Dans le logiciel Malta2, vous avez la possibilité de renseigner correctement ces phrases.

En pièce jointe, vous trouverez le manuel pour le paramétrage de vos textes légaux sur vos factures clients.